Archive mensuelle mars 2018

ParAdmin

Gestion des droits du salarié, la démat’ mise à l’honneur

La création en 2017 du compte personnel d’activité (CPA) a inauguré une dématérialisation généralisée de la gestion de ses droits. Dans le même esprit, les bulletins de paie électroniques sont devenus la règle. Face à ces évolutions, les entreprises doivent s’adapter. Elles sont en effet à la source des informations qui alimentent le CPA…

Créé par la loi travail du 8 août 2016, le compte personnel d’activité (CPA) est une sorte de coffre-fort numérique de droits. Ce service gratuit est ouvert depuis le 1er janvier 2017 à tout actif – ou demandeur d’emploi – de 16 ans et plus (15 ans pour les apprentis). Attaché à l’individu et non à son employeur, le CPA a pour objectif de renforcer l’autonomie du salarié dans la gestion de son parcours professionnel, de sécuriser ce dernier, et d’aider le titulaire du compte à faire évoluer sa carrière, notamment en lui simplifiant la vie.

Tout en un

Le CPA regroupe ainsi plusieurs comptes : deux qui existaient déjà – le compte personnel de formation (CPF) et le compte prévention pénibilité (CPP) – et un nouveau, le compte d’engagement citoyen (CEC). Le titulaire du compte peut de cette manière avoir une vue d’ensemble de son parcours professionnel et de ses divers droits :

  • Droits à la formation, par le biais de son CPF : celui-ci lui permet d’acquérir, proportionnellement à ses heures travaillées, un certain nombre de droits à la formation, et de les mobiliser tout au long de sa vie professionnelle.
  • Points de pénibilité : le CPP donne la possibilité aux personnes en activité exposées à des facteurs de pénibilité dans le cadre de leur travail de cumuler des points convertibles en formation, temps partiel ou retraite anticipée.
  • Le CEC recense quant à lui les activités bénévoles et volontaires, dont certaines ouvrent un droit à la formation.

Un espace personnel sécurisé

En pratique, le CPA consiste en une plateforme de services en ligne accessible sur le portail www.moncompteactivite.gouv.fr . Chaque titulaire peut y créer son espace personnel sécurisé : il lui suffit d’indiquer son numéro de sécurité sociale et de choisir un mot de passe. A partir de cet espace il peut, à tout moment, consulter ses droits sur chacun de ses comptes et s’informer sur la possibilité de les utiliser. Il peut également bénéficier de services susceptibles de l’aider dans la mise en œuvre de son projet professionnel.

Les bulletins de paie se dématérialisent aussi

Le service en ligne associé au CPA permet en outre à son titulaire de consulter tous ses bulletins de paie, lorsque ceux-ci sont émis sous forme électronique par son entreprise. Si c’est le cas, l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit garantir leur accessibilité via la plateforme.

À noter que depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des bulletins de paie est devenue la règle : cela ne signifie pas que l’employeur est tenu de délivrer ces bulletins sous une forme électronique, mais qu’il peut désormais décider de le faire sauf opposition du salarié. Auparavant, il devait d’abord obtenir son autorisation, ce qui était de fait plus lourd.
La remise du bulletin de paie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité et la confidentialité des données. L’employeur doit également offrir au salarié la disponibilité de son bulletin de paie dématérialisé sur une longue période : soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié. Et si le service de mise à disposition du bulletin de paie dématérialisé vient à être fermé, les utilisateurs doivent en être avisés au moins 3 mois avant, afin qu’ils puissent récupérer leurs bulletins de paie. Un coffre-fort numérique RH sera utilement mis en place pour stocker les bulletins de paie et les dossiers de chaque salarié.

Les entreprises sont concernées

S’il appartient au seul salarié d’activer et d’utiliser le CPA quand il le souhaite, l’entreprise qui l’emploie n’en est pas moins concernée au premier chef. En premier lieu parce qu’elle est tenue par le Code du travail de veiller au maintien de l’employabilité de ses salariés. Mais aussi parce qu’elle a elle-même intérêt à ce que ses collaborateurs soient le mieux possible formés, et s’impliquent dans la gestion de leur parcours professionnel. Elle peut ainsi profiter de l’entretien professionnel, qui a lieu tous les deux ans avec son employé sur ses perspectives d’évolution, pour évoquer avec lui les possibilités offertes par le CPA.
L’entreprise doit aussi et surtout veiller à être à jour dans ses déclarations. Ce sont les heures de travail déclarées par l’employeur qui alimentent le CPF et servent de base de calcul des droits à formation. De la même manière, les informations qui figurent dans le CPP de chaque salarié trouvent leur source dans les déclarations de l’employeur relatives à la pénibilité (DSN, DADS…).

Un compte personnel qui accompagne toute une vie professionnelle

Les droits inscrits sur le CPA sont acquis à leur titulaire jusqu’à leur utilisation ou à la fermeture du compte. Le CPA est clôturé au décès de l’intéressé. Il cesse d’être alimenté au moment de son départ en retraite, à moins que le titulaire du compte ne se livre alors à des activités bénévoles. Dans ce cas, ces activités génèrent sur le CEC des droits qui pourront servir à financer les actions de formation nécessaires à l’exercice de ces missions bénévoles.

Pour en savoir plus : http://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/evoluer-professionnellement/cpa/article/le-cpa-la-fiche-pratique
https://www.moncompteactivite.gouv.fr/cpa-public/

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Pourquoi passer à la facture électronique ?

Qu’elles soient juridiques, financières ou business, les raisons pour se tourner vers la facture électronique se multiplient. Éclairage.

Bientôt une obligation pour les TPE

Depuis 2012, les entreprises travaillant avec des acteurs publics ont déjà la possibilité d’envoyer des factures dématérialisées. Avec la loi Macron, récemment promulguée, cette possibilité va bientôt se transformer en obligation. Au 1er janvier 2019, les entreprises de 10 à 250 salariés devront transmettre leurs factures aux administrations et collectivités de manière électronique. Même traitement pour les sociétés de moins de 10 salariés au 1er janvier 2020.

Facture dématérialisée VS facture électronique à valeur probante

La facture dématérialisée recouvre l’ensemble des documents numériques jusqu’aux scans de documents manuscrits. En revanche, la facture électronique à valeur probante ne concerne que les fichiers qui constituent une preuve, et un original, d’un point de vue légal, c’est-à-dire ceux qui ont été directement générés de manière numérique. Autrement dit, un scan est considéré comme une copie et ne détient donc pas de valeur probante. En savoir plus sur l’archivage a valeur probante

Simplifier la relation client-fournisseur

Concrètement, comment va se dérouler cette dématérialisation des factures ? Pour les entreprises fournisseurs d’organisations publiques, l’ensemble des démarches sont désormais centralisées sur le portail Chorus Pro. D’un clic, les entreprises ajoutent leurs factures – au format PDF, XML ou par saisie manuelle – sur la plate-forme web qui les envoie ensuite aux bons interlocuteurs.

Pour aller plus loin dans cette simplification de la relation client-fournisseur, les entreprises peuvent se doter d’un outil de devis-facturation. Grâce à un logiciel de ce type, le dirigeant gagne du temps dans l’émission et le traitement de ses devis et de sa facturation. Il suit en temps réel son encours, programme ses relances, sait à tout moment quelles sommes lui sont dues, etc. Nous disposons enfin d’une gestion complète de la chaîne des ventes, avec un enchaînement de la saisie du bon de livraison à la facture.
Philippe Bissay, PDG de H.A.C. Pharma, utilisateur de la solution Facturation de QuadraENTREPRISE

Réduire les coûts via la dématérialisation

Autre avantage de la facture électronique : la diminution considérable des coûts pour les entreprises. Selon les estimations du cabinet BVA, le traitement d’une seule facture papier s’élève de 9 à 15 euros. En effet, ce coût couvre le papier, l’encre, l’impression, le temps passé pour le traitement, etc.

Un outil de devis-facturation , en revanche, efface la plupart de ces coûts cachés et permet donc un retour sur investissement rapide. Ainsi, 70 % des entreprises ayant mis en place une telle solution constatent une réduction de leurs coûts et une diminution des délais de traitement des factures (Etude APECA Dématérialisation 2015).

 

Lire aussi « Dématérialisation des factures : des raisons pour avancer »

Trois bonnes pratiques pour le passage à la facture électronique

1. Préciser dans les conditions générales de vente (CGV) que la facture sera transmise de façon électronique et qu’elle doit être archivée pendant la durée légale de dix ans.
2. Adopter une solution d’archivage pour conserver les factures électroniques dix ans au minimum.
3. Ou se tourner vers des logiciels de devis-facturation dans le cloud de manière à confier l’archivage à son éditeur de confiance.

 

Obligation légale, gains économiques tangibles… il est temps de s’informatiser ! Mais comment s’y prendre ? Sur quels critères choisir son outil ? Pour répondre à ces interrogations et expliquer les gains à attendre, nous avons conçu un guide pratique avec de nombreux conseils, témoignages et bonnes pratiques.

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