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Obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs : dead line le 1er avril

Dans le cadre de la lutte anti-blanchiment, les sociétés non cotées doivent identifier leurs bénéficiaires effectifs lors de l’enregistrement au RCS. Une obligation avec effet rétroactif pour les sociétés déjà immatriculées qui devront être toutes en règle d’ici 1er avril 2018.

Rappel de l’obligation

La loi Sapin II prévoit une nouvelle obligation à la charge des sociétés non cotées. Cette obligation consiste à identifier leurs bénéficiaires effectifs et les modalités de contrôle qu’ils exercent sur l’entreprise.

  • Article 139 de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016
  • Le décret 2017-1094 du 12 juin 2017 détermine la mise en œuvre de ce nouveau dispositif.

En cas de manquement, des risques de sanctions lourdes pèsent sur les contrevenants : 6 mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende, peines d’interdiction de gérer et de privation partielle des droits civils et civiques pour les personnes physiques, amende de 37 500 €.

Sont concernées les sociétés commerciales, les sociétés civiles, Les G.I.E. et les autres entités tenues de s’immatriculer au RCS. Si vous n’avez pas encore réalisé cette formalité, vous avez jusqu’au 1er avril pour vous mettre en règle (et ce n’est pas une blague 😉 )

Bénéficiaire effectif : KESAKO ?

Concrètement, il s’agit de toute personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote, ou, à défaut, la personne exerçant un contrôle sur les organes de direction ou de gestion au sein des sociétés et des organismes de placement collectifs.

Article L.561-2-2 du code monétaire et financier

Ce document relatif aux bénéficiaires effectif n’est pas publié de manière publique. Certaines entités pourront néanmoins y accéder ( exemple : administration fiscale, autorités judiciaires, lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme… )

En pratique :

La déclaration des bénéficiaires effectifs est à déposer en annexe du registre du commerce.
Le document doit respecter un formalisme défini (identification de l’entreprise, mentions relatives aux bénéficiaires effectifs…) et suivre certaines modalités de dépôt
► Retrouvez les modèles de documents et de fiches pratiques sur le site info greffe

Rappel du coût de la formalité :

  • Dépôt à l’immatriculation : 24,71
  • Dépôt du document modificatif ou complémentaire : 48,39
  • Dépôt pour les entités immatriculées avant le 1er août 2017 : 54,32 €

Experts-Comptables… une charge administrative complémentaire

Une obligation qui doit donc être présentée pas les cabinets à leurs clients dans le cadre de leur devoir de conseil. En plus de cette nécessaire information, Les experts comptables seront amenés à gérer ces formalités pour le compte de leurs clients : Un gros travail déclaratif pour l’ensemble des dossiers au 1er avril mais également dès qu’une modification survient dans la détention du capital.

Automatiser pour gagner du temps

Des solutions existent, intégrées à leurs outils de production, pour les aider à produire ce formulaire de l’attestation de bénéficiaire effectif, et les gérer de manière industrielle pour toutes les sociétés qui étaient déjà immatriculées au RCS.

Sous réserve bien sûr que les fiches client soient bien à jour, et notamment des informations relatives à la détention du capital, les formulaires seront par exemple automatiquement pré-alimentés des informations relatives aux associés ou actionnaires qui détiennent plus de 25% du capital etc. et des informations relatives à la société elle-même.

Article publié par Cegid

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Meilleurs voeux 2018 !

Toute l’équipe d’Agartha vous souhaite une excellente Année 2018!

Pour l’occasion, le site a été repensé.
Bonne navigation!

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La technologie au service des vendeurs en magasins

L’ergonomie, la mobilité, la rapidité de prise en main sont les trois qualités essentielles d’un logiciel destiné au vendeur. Sans oublier sa robustesse et son adaptabilité aux nouveaux usages des métiers. Ces conditions sont indispensables pour contribuer à la productivité et à l’efficacité du duo homme-machine.

Le « swipe » a remplacé le clic droit dans les nouveaux logiciels magasin. Il s’agit d’un mouvement naturel que chacun a déjà effectué sur l’écran de son smartphone. Mais pour les éditeurs de logiciels c’est une révolution culturelle à mener : « Oubliez l’époque où les utilisateurs devaient chercher les fonctionnalités du logiciel dans la succession des menus. Aujourd’hui il faut les leur proposer au fil de leur navigation », observe Tania Oakey, directrice Marketing retail chez l’éditeur Cegid.

Des logiciels d’encaissement conçus par les vendeurs pour les vendeurs

Le processus de développement s’est modifié pour répondre aux exigences de l’ergonomie. Désormais, il débute par l’observation du comportement des clients. « Il ne s’agit pas des chefs de projet mais directement des utilisateurs finaux sur les lieux de vente », ajoute la responsable marketing. Au stade suivant, on réalise des maquettes destinées à positionner les grands repères visuels sur la page (les boutons, les icônes etc). Ces maquettes seront ensuite redessinées et remises en forme avec le choix des couleurs et des polices, puis transformées en mode dynamique. A ce stade, elles seront transmises aux équipes de développement qui auront la charge de créer le produit. Lors de la réalisation de l’ergonomie, de la construction de la logique de navigation, du choix des graphiques et de toutes les autres étapes, l’éditeur prend soin de revalider la solution auprès des utilisateurs chargés de les tester. Tania Oakey le précise :
« Nous avons organisé plus de 60 sessions tests en magasins dans six pays pour donner naissance à notre solution d’encaissement Shopping ».

Cette manière innovante de travailler présente de nombreux atouts. Les solutions d’encaissement qui en sont issues, deviennent plus rapides à prendre en main, plus intuitives que les produits des générations précédentes. Elles sont plus facilement appropriées et acceptées par les utilisateurs, dans un secteur où le turnover est élevé, comme la distribution. « Le jour où vous démarrez un projet informatique, si vous n’amenez que de la technologie dans la boutique, vos outils finiront au fond d’un placard. Il faut mettre l’humain, le vendeur en avant. Autrement c’est perdu d’avance », témoigne Bruno Contrepoids, directeur des systèmes d’information d’Orientis, la maison mère de Kusmi Tea et Lov Organic.

Remettre la technologie au service de l’homme et du vendeur en magasin

C’est le prix à payer pour gagner en productivité. Dans des points de vente où les clients viennent surtout pour comparer et essayer les produits, les vendeurs ont besoin de logiciels d’encaissement et de CRM-Clienteling qui pourraient les assister dans ce rôle de conseil. « L’application doit pousser d’elle-même la bonne information au bon moment entre les mains du vendeur », précise Tania Oakey. « Donnez un outil technologique à un vendeur, et il va le percevoir comme une contrainte avant tout. L’outil doit lui permettre de proposer davantage de produits et de rester plus pertinent dans son discours, autrement il ne servira à rien », ajoute Bruno Contrepoids.

Article publié par Cegid

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PME : 10 bonnes raisons d’adopter la Business Intelligence

A l’heure où les avantages compétitifs et la performance dépendent de plus en plus de la capacité à collecter, maîtriser et valoriser des données volumineuses et diverses, la Business Intelligence devient un outil clé pour toutes les organisations, des plus grandes aux plus petites.

Qu’est-ce que la Business Intelligence ? C’est l’aptitude d’une organisation à comprendre le passé, à maîtriser le présent et à anticiper l’avenir, grâce à des outils logiciels qui proposent des fonctionnalités complémentaires : extraction, analyse et visualisation de données, tableau de bord, visualisation, analyse prédictive…

Business Intelligence contre Excel : 1 à 0

Aujourd’hui, beaucoup de directions financières se débattent au quotidien avec des processus trop lourds, des tableurs trop complexes, des cycles de validation trop longs, ou des données dont on ne sait plus si la qualité est suffisante pour appuyer des décisions stratégiques…. Cet héritage peut se conjuguer au passé avec la Business Intelligence. Ses domaines d’applications sont variés et le seront encore plus à l’avenir, avec les promesses du Big Data, de l’analyse prédictive ou de l’intelligence artificielle.
Retenons les dix domaines les plus emblématiques dans lesquels la Business Intelligence, même dans ses fonctionnalités les plus basiques, va bouleverser le quotidien de tous ceux qui œuvrent dans les directions financières.

1. Détecter les fraudes

Selon une étude mondiale du cabinet EY, publiée en 2017, 52 % des salariés ont déjà été confrontés ou informés de problèmes de fraude ou de corruption au sein de leur organisation – quelle que soit sa taille. Le rapprochement automatisé des informations (par exemple des bons de commande, des factures, et des paiements) permet de détecter très en amont, donc avant qu’il ne soit trop tard, des fraudes qui peuvent coûter très cher !

2. Mieux piloter les risques

Les analyses statistiques des outils de BI permettent d’anticiper les situations à risques, d’autant plus s’ils sont couplés avec des solutions de GRC (Gestion des risques et de la conformité) avec lesquelles il est possible de modéliser graphiquement les risques.

3. Anticiper les défaillances des fournisseurs et des clients

La défaillance des clients ou des fournisseurs est le lot quotidien des responsables financiers. Si l’on ne considère que les services aux entreprises, environ 1 500 entreprises françaises font l’objet, chaque trimestre, d’un redressement ou d’une liquidation judiciaires, selon le recensement publié par Altares. Le suivi d’indicateurs, avec des outils de BI, permet là encore d’anticiper et de mieux gérer le risque de défaut de paiement (pour les clients) ou de difficultés en cas de défaillance d’un fournisseur pour un service critique comme la facturation, la maintenance, la logistique, le transport…

4. Disposer de nouveaux indicateurs de performance

Les éditeurs de logiciels proposent régulièrement des solutions plus performantes et, surtout, de plus en plus graphiques. La Data Visualisation est en effet une tendance majeure du marché de la BI. Résultat : les utilisateurs, même néophytes, peuvent créer des scénarios, élaborer des indicateurs personnalisés et multiplier les sources de données.

5. Mieux gérer la trésorerie et les coûts

Même lorsque tout va bien, la mission du DAF est toujours d’optimiser la trésorerie disponible et de maîtriser les coûts. Hélas, ces missions sont encore trop souvent effectuées avec un simple tableur, surtout dans les PME qui n’ont pas investi dans des ERP ou des logiciels de gestion de trésorerie. On en connaît les limites : pertes de temps, difficultés de consolidation, formats de fichiers hétérogènes, impossibilité d’aller en profondeur dans les données pour expliquer une incohérence, des opérations sur devises qui deviennent cauchemardesques. L’impossibilité d’anticiper qui en découle produit, au mieux, une vision déformée de la réalité. Au pire elle entraîne un manque flagrant de pilotage stratégique des ressources financières.

6. Faciliter les arbitrages budgétaires

La connaissance fine des coûts et des flux financiers facilite les arbitrages budgétaires, du fait de la possibilité de réajustement plus fréquents qu’un aménagement annuel. C’est notamment très utile lorsqu’il faut faire face à des transformations sur le marché (par exemple, le lancement de nouvelles offres des concurrents) qui nécessitent de réallouer des investissements en fonction de l’évolution des priorités.

7. Visualiser les données et créer des tableaux de bord

Par rapport au mode tableur, les solutions de Business Intelligence, par la richesse de leurs fonctionnalités (par exemple le mode drill-down) apportent une convivialité, qui s’améliore même régulièrement. Et la possibilité de créer des tableaux de bord automatisés et personnalisés, bien plus difficiles à demander à un collaborateur armé d’un simple tableur Excel.

8. Raccourcir les prises de décision

Lorsque l’information est traitée plus rapidement, que la matière première est plus fournie et que la performance des ordinateurs n’est plus un problème, il est logique que la prise de décision s’en trouve accélérée. Il ne s’agit d’ailleurs pas seulement d’un raccourcissement du cycle de prise de décision, mais aussi d’une amélioration de sa qualité.

9. Simuler des scénarios de manière collaborative

Avantage de pouvoir traiter de nombreuses données en très peu de temps, il devient possible de créer des scénarios et d’en analyser rapidement les conséquences, grâce à l’analyse prédictive. Par exemple : « Qu’arrivera-t-il si l’on augmente les prix de x% ? », « Que se passera-t-il avec tel arbitrage budgétaire par rapport à tel autre ? » ou « Quel serait l’impact sur les marges de la défaillance des trois plus gros clients ? »…

10. Accéder à l’information n’importe où, n’importe quand et avec n’importe quel terminal.

A l’heure de la mobilité, de la transformation numérique et du télétravail, y compris dans les directions financières, on ne peut guère concevoir qu’il faille être assis derrière son bureau pour accéder à l’information dont on a besoin. Les éditeurs de logiciels l’ont bien compris, leurs solutions de Business Intelligence sont conçues pour la mobilité. Selon une enquête du cabinet PWC, 41 % des DAF français envisagent de mettre en place des outils de visualisation et de mobilité permettant à la Fonction Finance de gagner en efficacité. La Business Intelligence devrait donc rapidement gagner du terrain dans les directions financières.

Article publié le 23 octobre 2017 par Cegid

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