Pourquoi passer à la facture électronique ?

ParAdmin

Pourquoi passer à la facture électronique ?

Qu’elles soient juridiques, financières ou business, les raisons pour se tourner vers la facture électronique se multiplient. Éclairage.

Bientôt une obligation pour les TPE

Depuis 2012, les entreprises travaillant avec des acteurs publics ont déjà la possibilité d’envoyer des factures dématérialisées. Avec la loi Macron, récemment promulguée, cette possibilité va bientôt se transformer en obligation. Au 1er janvier 2019, les entreprises de 10 à 250 salariés devront transmettre leurs factures aux administrations et collectivités de manière électronique. Même traitement pour les sociétés de moins de 10 salariés au 1er janvier 2020.

Facture dématérialisée VS facture électronique à valeur probante

La facture dématérialisée recouvre l’ensemble des documents numériques jusqu’aux scans de documents manuscrits. En revanche, la facture électronique à valeur probante ne concerne que les fichiers qui constituent une preuve, et un original, d’un point de vue légal, c’est-à-dire ceux qui ont été directement générés de manière numérique. Autrement dit, un scan est considéré comme une copie et ne détient donc pas de valeur probante. En savoir plus sur l’archivage a valeur probante

Simplifier la relation client-fournisseur

Concrètement, comment va se dérouler cette dématérialisation des factures ? Pour les entreprises fournisseurs d’organisations publiques, l’ensemble des démarches sont désormais centralisées sur le portail Chorus Pro. D’un clic, les entreprises ajoutent leurs factures – au format PDF, XML ou par saisie manuelle – sur la plate-forme web qui les envoie ensuite aux bons interlocuteurs.

Pour aller plus loin dans cette simplification de la relation client-fournisseur, les entreprises peuvent se doter d’un outil de devis-facturation. Grâce à un logiciel de ce type, le dirigeant gagne du temps dans l’émission et le traitement de ses devis et de sa facturation. Il suit en temps réel son encours, programme ses relances, sait à tout moment quelles sommes lui sont dues, etc. Nous disposons enfin d’une gestion complète de la chaîne des ventes, avec un enchaînement de la saisie du bon de livraison à la facture.
Philippe Bissay, PDG de H.A.C. Pharma, utilisateur de la solution Facturation de QuadraENTREPRISE

Réduire les coûts via la dématérialisation

Autre avantage de la facture électronique : la diminution considérable des coûts pour les entreprises. Selon les estimations du cabinet BVA, le traitement d’une seule facture papier s’élève de 9 à 15 euros. En effet, ce coût couvre le papier, l’encre, l’impression, le temps passé pour le traitement, etc.

Un outil de devis-facturation , en revanche, efface la plupart de ces coûts cachés et permet donc un retour sur investissement rapide. Ainsi, 70 % des entreprises ayant mis en place une telle solution constatent une réduction de leurs coûts et une diminution des délais de traitement des factures (Etude APECA Dématérialisation 2015).

 

Lire aussi « Dématérialisation des factures : des raisons pour avancer »

Trois bonnes pratiques pour le passage à la facture électronique

1. Préciser dans les conditions générales de vente (CGV) que la facture sera transmise de façon électronique et qu’elle doit être archivée pendant la durée légale de dix ans.
2. Adopter une solution d’archivage pour conserver les factures électroniques dix ans au minimum.
3. Ou se tourner vers des logiciels de devis-facturation dans le cloud de manière à confier l’archivage à son éditeur de confiance.

 

Obligation légale, gains économiques tangibles… il est temps de s’informatiser ! Mais comment s’y prendre ? Sur quels critères choisir son outil ? Pour répondre à ces interrogations et expliquer les gains à attendre, nous avons conçu un guide pratique avec de nombreux conseils, témoignages et bonnes pratiques.

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